WooCommerce Galaxy / Pylon Connector: το e-shop σας δουλεύει μαζί με το ERP

Το πρόβλημα: δύο συστήματα που δεν μιλάνε

Το e-shop WooCommerce παίρνει παραγγελίες όλο το 24ωρο. Το λογιστήριο όμως τιμολογεί από το Galaxy ή το Pylon. Χωρίς σύνδεση, κάποιος αντιγράφει με το χέρι κάθε παραγγελία: πελάτη, ΑΦΜ, είδη, τιμές, εκπτώσεις, μεταφορικά. Αυτό σημαίνει:

• χαμένο χρόνο που μεγαλώνει με κάθε νέα παραγγελία,
• λάθη σε τιμές, ΦΠΑ και στοιχεία τιμολογίου,
• καθυστέρηση στην τιμολόγηση και στην αποστολή,
• πελάτες χωρίς ενημέρωση για την πορεία της παραγγελίας τους.

Η λύση: αυτόματη σύνδεση WooCommerce και ERP

Το Connector τρέχει στον server της επιχείρησης, δίπλα στο ERP, και μιλά με το site μέσω HTTPS. Κάθε λίγα λεπτά κάνει τα εξής:

1. Καταχωρεί τις νέες παραγγελίες στο ERP με τις τιμές, τις εκπτώσεις, τον ΦΠΑ και τα μεταφορικά όπως χρεώθηκαν στο site. Ελέγχει ότι το σύνολο συμφωνεί.
2. Βρίσκει ή δημιουργεί τον πελάτη. Για τιμολόγιο τον αναζητά με το ΑΦΜ και, αν δεν υπάρχει, τον δημιουργεί. Για απόδειξη χρησιμοποιεί τον πελάτη λιανικής με τα στοιχεία του αγοραστή.
3. Ενημερώνει το site. Όταν η παραγγελία τιμολογηθεί ή ακυρωθεί στο ERP, αλλάζει η κατάστασή της στο e-shop και ο πελάτης παίρνει αυτόματα το email του WooCommerce.

Τα οφέλη

1. Τέλος η διπλοπληκτρολόγηση. Το λογιστήριο βρίσκει την παραγγελία έτοιμη στο ERP και απλώς τη μετασχηματίζει σε παραστατικό.
2. Σωστά ποσά, σωστό myDATA. Οι τιμές και ο ΦΠΑ περνούν ακριβώς όπως τα πλήρωσε ο πελάτης, οπότε το παραστατικό που διαβιβάζεται στην ΑΑΔΕ συμφωνεί με το site.
3. Ένας κατάλογος ειδών. Τα είδη τα διαχειρίζεστε μόνο στο ERP. Ο κωδικός κάθε είδους είναι το SKU του προϊόντος στο site, οπότε δεν υπάρχουν δύο καταλόγοι να συντηρείτε.
4. Ποτέ μισή ή διπλή παραγγελία. Πριν από κάθε καταχώριση ελέγχεται αν η παραγγελία υπάρχει ήδη. Αν κάτι δεν ταιριάζει, η παραγγελία κρατιέται με σημείωση που εξηγεί τον λόγο. Τέτοιοι λόγοι είναι ένα προϊόν χωρίς κωδικό, ένα άκυρο ΑΦΜ ή ποσά που δεν συμφωνούν. Μόλις διορθωθεί, περνά μόνη της.
5. Ενημερωμένοι πελάτες. Η κατάσταση της παραγγελίας στο site ακολουθεί το ERP, χωρίς τηλέφωνα και emails από το γραφείο.
6. Ασφάλεια. Το ERP δεν ανοίγει στο internet. Η σύνδεση ξεκινά από τον server σας προς το site και οι κωδικοί αποθηκεύονται κρυπτογραφημένοι.
7. Βλέπετε τι γίνεται. Ένα εικονίδιο στον server δείχνει με χρώμα αν όλα δουλεύουν, αν κάποια παραγγελία περιμένει διόρθωση ή αν υπάρχει σφάλμα. Από το μενού του μπορείτε να ζητήσετε συγχρονισμό αμέσως.
8. Αντέχει στις διακοπές. Αν το site ή ο server δεν απαντούν για λίγο, ξαναδοκιμάζει μόνο του χωρίς να χαθεί καμία παραγγελία.

Galaxy ή Pylon;

Υπάρχει έκδοση για το Galaxy και για το Pylon. Η λογική είναι η ίδια: οι παραγγελίες με τα στοιχεία του πελάτη, τις γραμμές και τις χρεώσεις τους καταχωρούνται στο ERP, και η πορεία τους ενημερώνει το e-shop. Τη σύνδεση την προσαρμόζουμε στις σειρές παραστατικών, στους τρόπους πληρωμής και στα μεταφορικά της δικής σας εγκατάστασης.

Τι χρειάζεται

• e-shop σε WordPress με WooCommerce,
• Galaxy ή Pylon σε server της επιχείρησης,
• κωδικοί ειδών του ERP στο SKU των προϊόντων του site. Σας βοηθάμε να τους αντιστοιχίσετε, και η εφαρμογή έχει αναφορά με όσα λείπουν.

Πώς βοηθάμε

Εγκαθιστούμε τη σύνδεση, τη ρυθμίζουμε στη δική σας εγκατάσταση και κάνουμε δοκιμές με πραγματικές παραγγελίες πριν μπει σε λειτουργία. Μετά συνεχίζουμε με υποστήριξη. Δείτε όλες τις Powerline Εφαρμογές.